Alla scoperta del Project Management

Istruzioni per l’uso: come gestire un progetto dall’inizio alla fine

Il project management è una disciplina che si occupa della gestione di progetti di ogni tipo, dalla costruzione di edifici alla realizzazione di nuovi prodotti o servizi. Grazie all’utilizzo di metodologie e strumenti specifici permette di pianificare, organizzare e controllare i progetti in modo efficace, assicurando il raggiungimento degli obiettivi prefissati entro i tempi stabiliti e nel rispetto del budget previsto.

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Qui proveremo ad esaminare in dettaglio il mondo del project management, soffermandoci sulla sua definizione, sugli utilizzi, sugli strumenti e i framework più comunemente utilizzati. Scopriremo come questa disciplina può aiutare le organizzazioni a raggiungere il massimo risultato con il minimo dispendio di risorse e di tempo.

Per garantire il successo di un progetto, il project manager deve seguire alcune fasi fondamentali, come la definizione degli obiettivi, la stesura del piano di progetto, la prioritizzazione delle attività, il monitoraggio dei progressi e il controllo dei risultati ottenuti.

Oltre a queste attività, deve anche gestire eventuali imprevisti che possono presentarsi durante lo svolgimento del progetto e assicurarsi che tutte le parti coinvolte siano adeguatamente informate e coordinate.

Le fasi del Project Management

Prima di addentrarci nella trattazione degli strumenti a supporto del Project Manager, è importante comprendere le diverse fasi in cui si suddividono i progetti, che si possono riassumere in:

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1. Pianificazione: in questa fase, il project manager elabora il piano di progetto, ovvero il documento che definisce gli obiettivi, i tempi, i costi e le risorse necessarie per la realizzazione dello stesso. La pianificazione include anche la definizione delle attività da svolgere, dei requisiti da soddisfare e delle risorse da assegnare.
2. Esecuzione: in questa fase inizia il progetto e si svolgono le attività previste secondo il piano. L’esecuzione comprende anche la gestione del team e il coordinamento delle risorse assegnate.
3. Controllo: in questa fase, il project manager verifica che il progetto stia procedendo come previsto e che gli obiettivi siano stati raggiunti. Il controllo comprende l’utilizzo di strumenti di monitoraggio, come il tavolo di controllo, per verificare i progressi e intervenire in caso di necessità.
4. Chiusura: in questa fase, il progetto viene concluso e viene effettuata una verifica finale per verificare che gli obiettivi siano stati raggiunti e che il progetto sia stato realizzato in modo soddisfacente. La verifica comprende anche l’analisi dei risultati ottenuti e la valutazione dell’impatto del progetto sull’organizzazione.

Queste sono le principali fasi di un progetto, anche se ogni fattispecie può avere una sua struttura specifica in base alle sue caratteristiche e alle esigenze dell’organizzazione. In ogni caso, il project manager è responsabile di seguire le fasi del progetto e di garantire il loro svolgimento con affidabilità, efficienza ed efficacia.

Gli strumenti del Project Manager

Esistono diversi strumenti che il project manager può utilizzare per pianificare, organizzare e controllare un progetto. Questi artefatti costituiscono una vera e propria “cassetta degli attrezzi” nelle mani del project manager. Ecco alcuni degli strumenti più comunemente utilizzati:

• Diagramma di Gantt: il diagramma di Gantt è uno strumento di pianificazione che permette di visualizzare in modo grafico le varie attività previste nel progetto e il loro ordine di esecuzione. È molto utile per capire quali attività dipendono l’una dall’altra e per verificare che il progetto sia in corso come previsto. Inoltre permette di identificare facilmente eventuali ritardi o problemi nell’esecuzione delle attività, e di intervenire tempestivamente per rimetterle in carreggiata.

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• Diagramma di Pert (Program Evaluation and Review Technique): è uno strumento di pianificazione che permette di visualizzare graficamente le attività previste nel progetto e le interdipendenze tra di esse. Ogni nodo rappresenta un’attività, mentre le frecce che le collegano indicano l’ordine di esecuzione delle attività. È uno strumento molto utile per capire quali attività dipendono l’una dall’altra e per determinare il percorso critico del progetto, ovvero il percorso di attività che deve essere completato entro un determinato tempo per garantire il successo dell’iniziativa. Inoltre, il diagramma di Pert permette di stimare il tempo necessario per completare ciascuna attività e il tempo totale del progetto.

• Matrice di assegnazione delle responsabilità (o anche matrice RACI): è uno strumento utilizzato per definire le responsabilità di ciascun membro del team di progetto. La matrice RACI è composta da una tabella in cui sono elencate le attività previste nel progetto e le persone che ne sono responsabili.
  
  Di seguito le categorie associate ad ogni attività:
  R (Responsible): indica la persona che è responsabile dell’esecuzione dell’attività.
  A (Accountable): indica la persona che è responsabile dell’esito finale dell’attività e che risponde del suo completamento.
  C (Consulted): indica le persone che devono essere consultate prima dell’esecuzione dell’attività.
  I (Informed): indica le persone che devono essere informate dell’esecuzione dell’attività.
  Inoltre, la matrice RACI permette di identificare facilmente quali attività sono critiche per il successo del progetto e chi è responsabile della loro esecuzione.

• Change request: sono uno strumento di gestione delle modifiche che permettono di registrare e gestire le richieste di modifica al progetto. Sono utili per verificare l’impatto delle modifiche sui tempi, sui costi e sui requisiti del progetto, e per decidere se accettarle o meno.

• Matrice di tracciabilità dei requisiti: è lo strumento utile a certificare che tutti i requisiti del progetto siano stati soddisfatti e che siano stati adottati gli opportuni controlli. Essa è composta da una tabella in cui sono elencati tutti i requisiti del progetto e le attività che li soddisfano. Ogni requisito viene associato alle seguenti informazioni:
  – il suo stato di soddisfazione;
  – le attività che lo soddisfano;
  – le eventuali eccezioni o deroghe che ne consentono il non rispetto.
  
• Work Breakdown Structure (WBS): è uno strumento di pianificazione che permette di suddividere il progetto in componenti più piccoli e gestibili, chiamati elementi di lavoro o work package. L’obiettivo della WBS è quello di rendere il progetto più facile da comprendere e gestire, rendendo più chiaro il ruolo di ogni membro del team e le interdipendenze tra le diverse attività. La WBS ha una struttura in forma gerarchica, che parte dall’obiettivo generale del progetto per poi suddividere via via il lavoro in elementi sempre più dettagliati. Ad esempio, se il progetto riguarda la costruzione di un edificio, la WBS potrebbe includere il lavoro per la costruzione delle fondamenta, delle pareti, del tetto e così via.

• Registro dei rischi: è uno strumento di gestione degli “imprevisti” che permette di identificare, valutare e gestire i rischi potenziali che possono minacciare il successo del progetto. Richiede un aggiornamento periodico durante lo svolgimento del progetto, e include informazioni sulla probabilità e l’impatto di ogni rischio, nonché le azioni intraprese per mitigarli o eliminarli. È uno strumento importante per il project manager, poiché gli permette di prevedere e gestire gli imprevisti, e di adottare le contromisure necessarie per garantire che il progetto proceda come previsto. In questo modo, il project manager può ridurre al minimo l’impatto dei rischi sui tempi, sui costi e sulla qualità del progetto.

I framework di riferimento

I framework di project management sono dei modelli che definiscono le best practices e le linee guida per la gestione dei progetti. Esistono diversi framework ognuno dei quali si basa su una metodologia specifica e può essere utilizzato in contesti diversi.

Due dei framework più noti sono il PMP (Project Management Professional) e il PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments). Ecco una breve descrizione di ciascuno:

• PMP: è un framework di project management sviluppato dall’Associazione dei Project Manager (PMI, Project Management Institute). Si basa sulla guida alla professione di project manager pubblicata dal PMI, nota come “Guida del PMI al Project Management” (PMBOK, Project Management Body of Knowledge). Il PMP è riconosciuto a livello internazionale come uno standard di eccellenza per la gestione dei progetti. Per ottenere la certificazione PMP è necessario superare un esame che valuta le conoscenze e le competenze del candidato aspirante project manager.

• PRINCE2: è un framework di project management sviluppato dal governo britannico e adottato come standard per la gestione dei progetti in molti paesi del mondo. Si basa su un approccio strutturato e flessibile alla gestione dei progetti, e include una serie di processi che aiutano a pianificare e controllare i progetti in modo efficace. Anche per ottenere la certificazione PRINCE2 è necessario superare un esame, che verifica la conoscenza delle best practices del framework.

Entrambi i framework possono essere utilizzati anche in contesti diversi dall’impresa, ad esempio nel settore pubblico o no profit.

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La professione del project manager sta diventando sempre più richiesta e importante, e il possesso di una certificazione come il PMP o il PRINCE2 può essere un vantaggio per chi vuole intraprendere questa carriera.

In ogni caso, il project management è una disciplina in continuo sviluppo, che si evolve insieme alle esigenze delle organizzazioni e delle aziende che lo applicano. Conoscere i principi del project management e gli strumenti a disposizione è fondamentale per chiunque voglia intraprendere una carriera nel campo della gestione dei progetti o per chi voglia semplicemente imparare a gestire in modo efficace le proprie attività.

Ti consiglio la lettura di questo testo per approfondire l’argomento!